e-mail-archivierung
Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.
Warum E-Mail-Archivierung?
Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen.
Rechtliche Vorteile
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die in Deutschland geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Nutzung der E-Mail als Beweis
Der Einsatz einer E-Mail-Archivierung bietet auch den Vorteil, dass die Nutzung von E-Mails als Beweis im Fall von gerichtlichen Auseinandersetzungen unterstützt wird. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge „Urkunde“ oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt. Eine vollständige und manipulationssichere Archivierung verschafft eine optimale Ausgangsposition in solchen Fällen.
Wirtschaftliche Vorteile
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach.
Schnelle Suche für alle Anwender steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Ein zentrales E-Mail-Archiv ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
Backup und Wiederherstellung des E-Mail-Servers vereinfachen
Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem E-Mail-Server kann dieser wesentlich einfacher bzw. schneller gesichert und im Schadensfall auch schneller wiederhergestellt werden.
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Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung: Tel. 0421 – 59 70 542
